10 dicas para tornar a reunião de condomínio mais produtiva

A reunião de condomínio é uma das tarefas mais importantes, independentemente da natureza do prédio, seja ele residencial ou comercial. Para que sejam colhidos bons resultados dessas reuniões, elas precisam ser construtivas e proveitosas, tanto para os condôminos, tirando dúvidas e compreendendo regras internas, quanto para administração e síndico, entendendo demandas, sugestões e críticas. Por esse ser o principal canal entre a administração e os condôminos, é extremamente importante que as reuniões sejam levadas a sério. Afinal, elas são uma boa oportunidade para definir estratégias e analisar pontos negativos e positivos da gestão. Agora que você já sabe a importância das reuniões de condomínio e os motivos pelos quais elas devem ser as mais proveitosas possíveis, preparamos algumas dicas para que você alcance essa produtividade nas suas próximas reuniões. Confira! Manual do Síndico: Um manual gratuito para o seu condomínio sempre saber o que fazer com o elevador. Baixe agora!

1. Criar um cronograma de reuniões com a definição de datas, horários e duração

É essencial que seja criado um cronograma das reuniões de condomínio, em que seja inserido e definido as datas e horários em que os encontros acontecerão, assim como a duração prevista para cada uma delas. Reuniões longas demais e que se estendem até tarde é um dos principais motivos para a ausência dos moradores. Com hora para começar e terminar, o condômino ficará mais disposto a participar. Escolher e definir datas que serão melhores para os condôminos com certeza irá aumentar a taxa de presença nas reuniões. Com uma simples pesquisa interna você saberá qual o melhor horário para a maioria dos condôminos.

2. Informar com antecedência aos condôminos

Não adianta ter planejado tudo antecipadamente e só avisar aos moradores em cima da hora, não é mesmo? Para que os condôminos participem da reunião, o aviso de reunião de condomínio deve ser feito de forma prévia, especialmente sobre data, local, horário e pauta. Dessa forma, eles poderão se preparar para comparecerem à assembleia e fazer a sua contribuição. Mesmo que na convenção do seu condomínio esteja previsto que a convocação deve ser feita 5 ou 7 dias antes, não deixe de informar aos moradores com mais tempo – 15, 20 ou até 30 dias – para que os moradores possam se planejar. E  dias antes da reunião de condomínio, relembre todos. E certifique que todos receberam o edital de convocação! Além disso, é aconselhável expor uma cópia desse documento em uma área de grande circulação no condomínio, como elevadores, hall de entrada ou portaria. Use o Whatsapp, coloque no grupo do condomínio a carta de convocação da reunião. Isso irá aumentar a participação dos moradores. Lembre-se: De acordo com o Art. 1.354, a assembleia não poderá ser realizada se todos os condôminos não forem convocados. Ou seja, se um morador não receber um aviso prévio sobre a reunião, a assembleia de condomínio não é válida legalmente.

3. Elaborando a carta de convocação da reunião de condomínio

Para a convocação da reunião de condomínio o síndico deve realizar o aviso com as seguintes informações:

• Data e horário
• Local
• Pauta da reunião de condomínio

O síndico não pode votar outros assuntos que não foram descritos na carta de convocação de assembleia. A discussão de outros assuntos é permitida, porém devem ser marcadas em outra reunião para serem votadas.

4. Definir pautas claras e objetivas

É importante que sejam criadas pautas claras e objetivas para a reunião. Isso porque serão elas que nortearão todo o debate. Caso estejam incompreensíveis, a discussão tende a ser confusa e não apresentar nenhum avanço sobre o assunto escolhido. Além disso, é importante criar pautas curtas, de forma que cada uma tenha por volta de três itens, para que a reunião não seja demorada e cansativa. É melhor realizar mais reuniões com um número menor de pautas do que acumular assuntos para tratar em apenas uma assembleia. Tratar de vários assuntos em uma única reunião a deixará extensa e muito cansativa, diminuindo o engajamento dos condôminos. Um dos maiores erros que o síndico pode cometer na definição das pautas é colocar assuntos gerais. Com esse tema o síndico não pode tomar nenhuma decisão, portanto os assuntos gerais só irão causar polêmicas. Caso tenha que responder certas questões que não estão pautadas, é melhor terminar a reunião e atender os condôminos interessados.

5. Criar regras para a reunião

Para que o horário e as pautas sejam seguidos, é necessário criar um protocolo de reunião, além de definir regras objetivas para que fique claro para todos como ela ocorrerá. É importante ressaltar aos condôminos que um dos pilares de uma reunião de condomínio eficiente é o foco na questão a ser tratada. Para isso existem as pautas, mas só isso não é suficiente para que a concentração seja mantida. Também é importante criar mecanismos, por meio de regras, para que o tema central não seja perdido e assuntos paralelos comecem a atrapalhar o ponto inicial. Algumas práticas simples podem definir um protocolo eficiente, que tornará a reunião certeira, como:

• manter os celulares desligados ou no modo silencioso durante todo o período de duração;
• não interromper o outro;
• levantar a mão para solicitar a palavra;
• estabelecer um limite de fala para cada participante;
• exigir o respeito entre os condôminos;
• não discutir questões pessoais.

6. Oferecer um ambiente confortável

Evite realizar a assembleia em espaços muito amplos para que os participantes não acabem se distraindo. O ideal é oferecer um ambiente confortável para que os condôminos se sintam à vontade para comparecerem e permanecerem no local até o fim da reunião. Além do que isso demonstra para os moradores que sua gestão é segura e que está engajado.

7. Determinar uma mesa mediadora

A mesa mediadora serve para conduzir o debate, impedindo que os presentes incluam assuntos paralelos ou mesmo interrompam a fala dos demais. Contudo, é preciso ter cuidado para não fazer com que os condôminos não se sintam à vontade para dar suas opiniões abertamente.

8. Definir a pós-reunião

Além da assembleia e de suas pautas e objetivos, é importante decidir a pós-reunião no mesmo local e horário, deixando claro as decisões a serem tomadas e como implementá-las.

9. Utilizar as redes sociais

Hoje em dia, é fundamental que se utilize as redes sociais para aumentar a eficiência das reuniões de condomínio, seja para fazer o convite aos condôminos, seja para enviar-lhes a ata de reunião. Com ferramentas e aplicativos você garante que todos os moradores estarão informados do que foi tratado em assembleia. Além do que, com uma comunicação eficiente, sua gestão será muito mais reconhecida e transparente. Se você sente que os moradores não estão por dentro do que está sendo feito em sua gestão, talvez seja interessante dar uma olhada nesse post: ◊   7 dicas de ouro sobre como melhorar a comunicação do condomínio

Transparência na reunião de condomínio

A transparência na gestão de qualquer síndico é a maior chave para atingir o sucesso. Quando for realizar uma reunião de condomínio, tenha os documentos necessários e nunca deixe margem para dúvidas dos moradores. Se em uma reunião de condomínio forem aprovar a contratação de uma empresa de manutenção de elevadores, ou uma modernização de elevadores, apresente todas as propostas, informações e valore que recebeu com antecedência e se coloque a disposição para tirar dúvidas, antes mesmo da reunião. Assim você faz com que a reunião de condomínio seja mais dinâmica e eficaz. A transparência de uma gestão em condomínio é tão importante para o síndico que preparei um post onde mostro os principais pontos que o síndico deve estar atento para realizar no condomínio: ◊   Síndico: Como fazer uma gestão transparente de condomínio?

10. Ata da reunião de condomínio

A ata é um importante documento, que discorre sobre assuntos levantados durante assembleias. Este documento é essencial, pois ele que fundamenta e valida todas as decisões que o síndico toma durante a sua gestão. Além disso, a ata serve de prova para mostrar o que foi, de fato, deliberado durante as assembleias. Portanto, para que uma reunião de condomínio tenha validade, é necessário que a ata de condomínio seja preenchida de acordo. Para que você compreenda melhor, veja o post em que mostro como preparar e distribuir a ata de assembleia.

Assembleia de condomínio virtual

Aqui te passo mais uma dica que pode ser interessante para você implementar em seu condomínio. A assembleia virtual nada mais é do que uma versão online da tradicional assembleia de condomínio. Então o síndico inicia a assembleia no software de assembleia usado pelo condomínio e os moradores, sem a necessidade de uma reunião presencial, debatem, analisam e votam as propostas. Os moradores podem participar das decisões em qualquer horário e as votações não precisam ocorrer simultaneamente, o que gera uma participação muito maior do que em reuniões presenciais. Se você quiser entender um pouco mais a respeito, veja esse post que preparei: ◊   Assembleia de condomínio virtual: Tudo que o síndico precisa saber!

Conclusão

Sendo assim, não é uma tarefa impossível engajar os moradores em uma reunião de condomínio. Entretanto, é necessário que as dicas sejam seguidas e que o condômino se sinta ativo nos processos e decisões. Faça com que todos sejam ouvidos e participem e, sempre que possível, utilize canais de diálogo com a administração para facilitar este processo. Agora que você já sabe como tornar a reunião de condomínio mais produtiva, saiba como tornar a sua gestão melhor e ainda reduzir os custos do condomínio em: ◊   Síndico: Como fazer uma boa gestão de condomínio?