A reunião de condomínio é uma das tarefas mais importantes, independentemente da natureza do prédio, seja ele residencial ou comercial.
Para que sejam colhidos bons resultados dessas reuniões, elas precisam ser construtivas e proveitosas, tanto para os condôminos, tirando dúvidas e compreendendo regras internas, quanto para administração e
síndico, entendendo demandas, sugestões e críticas.

Por esse ser o principal canal entre a administração e os condôminos, é extremamente importante que as reuniões sejam levadas a sério.
Afinal, elas são uma boa oportunidade para definir estratégias e analisar pontos negativos e positivos da gestão.
Agora que você já sabe a importância das reuniões de condomínio e os motivos pelos quais elas devem ser as mais proveitosas possíveis, preparamos algumas dicas para que você alcance essa produtividade nas suas próximas reuniões. Confira!
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1. Criar um cronograma de reuniões com a definição de datas, horários e duração
É essencial que seja criado um cronograma das reuniões de condomínio, em que seja inserido e definido as datas e horários em que os encontros acontecerão, assim como a duração prevista para cada uma delas.
Reuniões longas demais e que se estendem até tarde é um dos principais motivos para a ausência dos moradores.
Com hora para começar e terminar, o condômino ficará mais disposto a participar.
Escolher e definir datas que serão melhores para os condôminos com certeza irá aumentar a taxa de presença nas reuniões.
Com uma simples pesquisa interna você saberá qual o melhor horário para a maioria dos condôminos.
2. Informar com antecedência aos condôminos
Não adianta ter planejado tudo antecipadamente e só avisar aos moradores em cima da hora, não é mesmo?
Para que os condôminos participem da reunião, o aviso de reunião de condomínio deve ser feito de forma prévia, especialmente sobre data, local, horário e pauta.
Dessa forma, eles poderão se preparar para comparecerem à assembleia e fazer a sua contribuição.
Mesmo que na
convenção do seu condomínio esteja previsto que a convocação deve ser feita 5 ou 7 dias antes, não deixe de informar aos moradores com mais tempo – 15, 20 ou até 30 dias – para que os moradores possam se planejar.
E dias antes da reunião de condomínio, relembre todos. E certifique que todos receberam o edital de convocação!
Além disso, é aconselhável expor uma cópia desse documento em uma área de grande circulação no condomínio, como elevadores, hall de entrada ou portaria.
Use o Whatsapp, coloque no grupo do condomínio a carta de convocação da reunião. Isso irá aumentar a participação dos moradores.
Lembre-se: De acordo com o
Art. 1.354, a assembleia não poderá ser realizada se todos os condôminos não forem convocados. Ou seja,
se um morador não receber um aviso prévio sobre a reunião, a assembleia de condomínio não é válida legalmente.
3. Elaborando a carta de convocação da reunião de condomínio
Para a convocação da reunião de condomínio o síndico deve realizar o aviso com as seguintes informações:
- Data e horário
- Local
- Pauta da reunião de condomínio
O síndico não pode votar outros assuntos que não foram descritos na carta de convocação de assembleia.
A discussão de outros assuntos é permitida, porém devem ser marcadas em outra reunião para serem votadas.
4. Definir pautas claras e objetivas
É importante que sejam criadas pautas claras e objetivas para a reunião. Isso porque serão elas que nortearão todo o debate.
Caso estejam incompreensíveis, a discussão tende a ser confusa e não apresentar nenhum avanço sobre o assunto escolhido.
Além disso,
é importante criar pautas curtas, de forma que cada uma tenha por volta de três itens, para que a reunião não seja demorada e cansativa.
É melhor realizar mais reuniões com um número menor de pautas do que acumular assuntos para tratar em apenas uma assembleia.
Tratar de vários assuntos em uma única reunião a deixará extensa e muito cansativa, diminuindo o engajamento dos condôminos.
Um dos maiores erros que o síndico pode cometer na definição das pautas é colocar assuntos gerais.
Com esse tema o síndico não pode tomar nenhuma decisão, portanto os assuntos gerais só irão causar polêmicas.
Caso tenha que responder certas questões que não estão pautadas, é melhor terminar a reunião e atender os condôminos interessados.
5. Criar regras para a reunião
Para que o horário e as pautas sejam seguidos, é necessário criar um protocolo de reunião, além de definir regras objetivas para que fique claro para todos como ela ocorrerá.
É importante ressaltar aos condôminos que um dos pilares de uma reunião de condomínio eficiente é o foco na questão a ser tratada.
Para isso existem as pautas, mas só isso não é suficiente para que a concentração seja mantida.
Também é importante criar mecanismos, por meio de regras, para que o tema central não seja perdido e assuntos paralelos comecem a atrapalhar o ponto inicial.
Algumas práticas simples podem definir um protocolo eficiente, que tornará a reunião certeira, como:
- manter os celulares desligados ou no modo silencioso durante todo o período de duração;
- não interromper o outro;
- levantar a mão para solicitar a palavra;
- estabelecer um limite de fala para cada participante;
- exigir o respeito entre os condôminos;
- não discutir questões pessoais.
6. Oferecer um ambiente confortável
Evite realizar a assembleia em espaços muito amplos para que os participantes não acabem se distraindo.
O ideal é oferecer um ambiente confortável para que os condôminos se sintam à vontade para comparecerem e permanecerem no local até o fim da reunião.
Além do que isso demonstra para os moradores que sua gestão é segura e que está engajado.
7. Determinar uma mesa mediadora
A mesa mediadora serve para conduzir o debate, impedindo que os presentes incluam assuntos paralelos ou mesmo interrompam a fala dos demais.
Contudo, é preciso ter cuidado para não fazer com que os condôminos não se sintam à vontade para dar suas opiniões abertamente.
8. Definir a pós-reunião
Além da assembleia e de suas pautas e objetivos, é importante decidir a pós-reunião no mesmo local e horário, deixando claro as decisões a serem tomadas e como implementá-las.
9. Utilizar as redes sociais
Hoje em dia, é fundamental que se utilize as redes sociais para aumentar a eficiência das reuniões de condomínio, seja para fazer o convite aos condôminos, seja para enviar-lhes a ata de reunião.
Com ferramentas e
aplicativos você garante que todos os moradores estarão informados do que foi tratado em assembleia.
Além do que, com uma comunicação eficiente, sua gestão será muito mais reconhecida e transparente.
Se você sente que os moradores não estão por dentro do que está sendo feito em sua gestão,
talvez seja interessante dar uma olhada nesse post:
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7 dicas de ouro sobre como melhorar a comunicação do condomínio

Transparência na reunião de condomínio
A transparência na gestão de qualquer síndico é a maior chave para atingir o sucesso.
Quando for realizar uma reunião de condomínio, tenha os documentos necessários e nunca deixe margem para dúvidas dos moradores.
Se em uma reunião de condomínio forem aprovar a
contratação de uma empresa de manutenção de elevadores, ou uma
modernização de elevadores, apresente todas as propostas, informações e valore que recebeu com antecedência e se coloque a disposição para tirar dúvidas, antes mesmo da reunião.
Assim você faz com que a reunião de condomínio seja mais dinâmica e eficaz.
A transparência de uma gestão em condomínio é tão importante para o síndico que
preparei um post onde mostro os principais pontos que o síndico deve estar atento para realizar no condomínio:
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Síndico: Como fazer uma gestão transparente de condomínio?
10. Ata da reunião de condomínio
A ata é um importante documento, que discorre sobre assuntos levantados durante assembleias. Este documento é essencial, pois ele que fundamenta e valida todas as decisões que o síndico toma durante a sua gestão.
Além disso, a ata serve de prova para mostrar o que foi, de fato, deliberado durante as assembleias.
Portanto, para que uma reunião de condomínio tenha validade, é necessário que a ata de condomínio seja preenchida de acordo.
Para que você compreenda melhor, veja o post em que mostro
como preparar e distribuir a ata de assembleia.
Assembleia de condomínio virtual
Aqui te passo mais uma dica que pode ser interessante para você implementar em seu condomínio. A assembleia virtual nada mais é do que uma versão online da tradicional assembleia de condomínio.
Então o síndico inicia a assembleia no software de assembleia usado pelo condomínio e os moradores, sem a necessidade de uma reunião presencial, debatem, analisam e votam as propostas.
Os moradores podem participar das decisões em qualquer horário e as votações não precisam ocorrer simultaneamente, o que gera uma participação muito maior do que em reuniões presenciais.
Se você quiser entender um pouco mais a respeito,
veja esse post que preparei:
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Assembleia de condomínio virtual: Tudo que o síndico precisa saber!
Conclusão
Sendo assim, não é uma tarefa impossível engajar os moradores em uma reunião de condomínio.
Entretanto, é necessário que as dicas sejam seguidas e que o condômino se sinta ativo nos processos e decisões.
Faça com que todos sejam ouvidos e participem e, sempre que possível, utilize canais de diálogo com a administração para facilitar este processo.
Agora que você já sabe como tornar a reunião de condomínio mais produtiva, saiba como tornar a sua gestão melhor e ainda reduzir os custos do condomínio em:
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Síndico: Como fazer uma boa gestão de condomínio?
Muito esclarecedor! Ajudou demais na elaboração da Pauta e da Ata. Obrigada
Que ótimo sabermos que gostou, Adriana! Grande abraço, Rômulo.
Obrigada pelas dicas! Foram de grande valia.
Que bom que gostou Sra. Marli.
Um abraço!