Para que a gestão de um condomínio seja boa e eficiente, é necessário que uma série de medidas sejam tomadas, com o intuito de tornar a administração a mais próxima do ideal. Logo, a transparência deve ser constantemente apontada como uma característica. Entre os instrumentos a serem adotados para garantir isso, destaca-se a prestação de contas no condomínio.
Com a finalidade de aprofundar mais sobre o tema, preparei este post especialmente para você. Nele, explico a importância desta prática, assim como listo os documentos que precisam estar em uma prestação de contas. Posteriormente, falo sobre como organizar as informações recolhidas.
Separei pelos seguintes temas:
Se você quer entender mais a respeito sobre algum desses tópicos, não deixe de seguir a leitura. Vamos lá!
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Entenda a importância de prestar contas em seu condomínio
A confiança é a base de toda relação humana, seja ela amorosa, familiar, profissional ou administrativa. Sendo assim, não é diferente na gestão e administração de um condomínio. Para que um gerenciamento seja realizado com harmonia e boa convivência com os condomínios, é necessário que se garanta uma gestão confiável e transparente, expondo aos condôminos os gastos e justificando o valor que eles pagam com as taxas mensais.
A prestação de contas é um dos instrumentos que o
síndico tem para garantir essa transparência e mostrar a todos a real situação do condomínio. Ao fazer isso, ele ganha maior respaldo ao tomar atitudes necessárias, além de criar um ambiente favorável para desenvolver uma boa administração, o que produz resultados positivos a todos os envolvidos no processo.
Além do que, está estabelecido no Código Civil no Art. 1348 o dever do síndico de prestar contas ao condomínio, seja mensal ou anual:
“Compete ao síndico: … prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas.”
Veja quais são os documentos que precisam estar na prestação de contas no condomínio
Os documentos podem variar de acordo com cada condomínio, mas eles devem ser levantados, a fim de justificar o saldo financeiro do local, situações de inadimplências, seguros e certificados obrigatórios, além de certidões negativas do FGTS e imposto de renda, despesas e receitas ao longo do ano.
Entre os documentos que podem auxiliar o síndico na identificação destas informações estão as contas de água e luz, extratos bancários do condomínio, listagem da porcentagem de inadimplência (sem citar nomes, é claro), entre outros.
Saiba como organizar as informações e os documentos para a prestação de contas
Além de verificar os documentos necessários para levantar as informações, você precisa criar relatórios, com o intuito de transformar os dados que obteve com os documentos em informações.
Entre os relatórios que você pode criar para este fim, destacam-se: o de inadimplência, de despesas, balancetes, de receitas e orçamento. A seguir, falaremos sobre cada um deles.
Relatório de inadimplência
Este relatório deve conter dados sobre a taxa de
inadimplência do condomínio. É importante que, por questões judiciais e de ética, você não exponha os nomes dos inadimplentes. Mas é essencial os quantificar e fazer uma proporção entre população pagadora e população inadimplente, expondo o problema tanto para a administração quanto para os condôminos.
Balancetes
Balancete é o resumo das despesas e receitas do seu condomínio. Sendo assim, neste relatório devem estar contidas as informações referentes ao saldo do mês (que é a diferença entre as receitas e as despesas do mês vigente) e saldo atual (que é o total que o condomínio possui em caixa). A prestação pode ser feita de forma mensal, com a ajuda desse documento.
Relatório de despesas
O relatório de despesas serve para facilitar a análise de todos os gastos do condomínio. Para que o resultado seja o melhor possível, é importante que você o divida em, pelo menos, três seções, apontando os gastos essenciais, variáveis e extras.
Os gastos essenciais são aqueles fundamentais para o funcionamento do condomínio, como água, luz e o pagamento de funcionários. Já as despesas variáveis são as destinadas a manutenções programadas. Agora, os extras são os gastos extraordinários, geralmente, resultados de obras e consertos.
Relatório de receitas
Neste relatório deve constar, basicamente, as receitas do condomínio. Entre elas, a principal é a
taxa de condomínio. Outras taxas podem estar inclusas, além de rendimentos da conta do condomínio.
Relatório de orçamento
Neste relatório devem estar contidas as informações referentes ao orçamento do condomínio como um todo, destacando os gastos com itens coletivos e necessários para a plena atividade das áreas comuns do local, como conta de água, luz e serviços de manutenção.
Além disso, é necessário considerar os salários e as despesas com os colaboradores. De forma resumida, o relatório de orçamento analisa despesas (obrigatórias ou não) em relação às receitas. Deve ser revisto e analisado de forma periódica, a fim de aumentar a eficiência e diminuir o desperdício.
Faça uma boa apresentação da prestação de contas aos condôminos
Agora que você sabe quais são os dados importantes a serem destrinchados e obtidos por uma prestação de contas, além de quais relatórios serão necessários apresentar, é importante ressaltar que o trabalho não se resume a apenas isso.
Além de conter dados claros e objetivos sobre a situação real das contas do condomínio, a apresentação deve ser realizada em uma
assembleia, da forma mais didática e dinâmica possível, com a finalidade de deixar claro para os condomínios todas essas informações.
Você deve ter em mente que a prestação de contas não será analisada por um profissional, um contador ou auditor, e sim pelos moradores, por isso ela deve ser de fácil compreensão. Usar termos muito específicos só vão gerar dúvidas aos condôminos.
Uma das formas de garantir que isso seja feito é por meio da criação de gráficos, que serão mostrados durante a apresentação, especialmente os de pizza, que são de mais fácil compreensão e bem simples de serem gerados (programas como Excel são o suficiente para que você desenvolva um). Além dos gráficos, dividir a prestação de contas em categorias pode facilitar o entendimento do seu público.
A apresentação deve ser feita em um local confortável e durante uma assembleia, como já mencionado. Caso o condomínio possua um local físico fixo para essas reuniões, utilize-a. Não se esqueça que todos os condôminos devem ser convidados para essa etapa administrativa.
Conselho fiscal do condomínio
Em muitos condomínios, além da presença do síndico, há também a presença do
conselheiros fiscais. Eles são responsáveis de fiscalizar e auditar as contas do condomínio, emitir pareceres quanto a essas contas e encaminhá-las a assembleia geral. Mas o que acontece é que em muitos condomínios o conselho acaba não participando das prestações de contas.
Como o síndico pode incentivar a participação do conselho fiscal?
Primeiramente, você deve ter uma agenda programada, com as datas de quando serão realizadas as apresentações das prestações de contas para que os conselheiros consigam se programar para fiscalizar o que está sendo feito.
Um outro ponto importante é analisar se os conselheiros tem realmente capacidade para analisar pois não basta apenas folhear a prestação de contas, é necessário fazer alguns cálculos, ver a folha de pagamento dos funcionários, por exemplo.
Se o síndico perceber que os conselheiros não tem tempo ou a capacidade, é válido contratar uma auditoria. Assim evita-se que erros passem despercebidos, que podem gerar grandes problemas futuros.
Prestação de contas no condomínio online
Conforme expliquei, a prestação de contas anual é obrigatória na gestão do condomínio, mas hoje em dia essa questão já é muito mais dinâmica, então todo mês há uma prestação de contas, além do que disponibiliza-la online. Assim, quando algum morador quiser acessar e se informar ele pode ter pelo computador ou celular.
Existem inúmeras ferramentas –
softwares e aplicativos – que podem ajudar o síndico, além de grande parte das administradoras de condomínio ter esse serviço disponível.
Lembre-se que a pasta virtual não dispensa a pasta física, que o síndico ou administradora deve mantê-la.
O que fazer caso receba um parecer negativo?
Que aprova as contas é a assembleia, caso não seja aprovada, o síndico terá de se justificar e apresentar os motivos para que as contas não fechem.
Isso acaba acontecendo para o caso de obras em condomínio. Certas vezes é aprovado um determinado valor e a obra acaba passando desse limite. O síndico tem a obrigação de esclarecer o que aconteceu e porque o valor está passando do determinado, já que imprevistos podem acontecer.
Comunicação do síndico
Um ponto de grande importancia e que muitas vezes gera grandes transtornos e mal entendidos é em relação a comunicação do síndico com os moradores. Quando se faz a prestação de contas mensal e há alguma variação inesperada, não deixe para avisar os moradores apenas na assembleia de condomínio anual.
Quando você deixa de comunicar aos condôminos dos fatos ocorridos, lembrar do que aconteceu há 8 meses pode ser muito difícil, gerando dúvidas sobre a sua gestão.
Pensando em como melhorar a comunicação entre síndicos e moradores, preparei um texto em que mostro como isso pode ser resolvido, vale a pena dar uma olhada em:
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7 dicas de ouro para melhorar a comunicação em condomínio
Conclusão
Em suma, como você acompanhou ao longo do post, a prestação de contas no condomínio não é uma tarefa muito difícil, desde que, para isso, um pouco do seu tempo seja dedicado e se organizado para encontrar as informações necessárias. Portanto, fique atento quanto à produção dos relatórios e apresentação dos dados do condomínio e dê um passo rumo a uma administração eficiente!
Agora que você já sabe como não errar ao prestar contas aos condôminos, entenda também qual é a
importância de uma gestão transparente!
