Organize uma assembleia de condomínio seguindo 5 passos

Você já esteve presente em uma assembleia de condomínio em que, apesar de diversos assuntos terem sido debatidos, nada foi decidido, no final das contas?

Pois bem, infelizmente isso é mais comum do que você possa imaginar.

Afinal, ao reunir diversas pessoas com pensamentos, personalidades e necessidades diferentes, dificilmente será possível chegar a um consenso e tomar decisões que agradem a todos.

É por isso que o síndico deve saber assumir seu papel com profissionalismo, ética e firmeza.

Neste conteúdo, mostraremos 5 dicas úteis sobre como organizar uma assembleia de condomínio bem-sucedida. Quer saber mais sobre o assunto? Então, não deixe de conferir a leitura deste artigo!

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1. Convoque os moradores com antecedência

Um condomínio é composto por pessoas com estilos de vida completamente distintos. Isso significa que os horários de disponibilidade de cada morador nem sempre vão ser conciliados com facilidade.

Sendo assim, é imprescindível que a convocação à assembleia de condomínio seja enviada com certo período de antecedência, para que todos possam se programar.

Hoje em dia, existem softwares de gestão de condomínios que oferecem recursos de envio de mensagens, alertas ou correspondências de maneira automatizada a todos os moradores, facilitando o trabalho do síndico.

Lembrando que o ideal é que isso seja feito com pelo menos 15 dias de antecedência à data marcada para que todos fiquem cientes da reunião.

Aproveite a ocasião para informar as pautas que serão abordadas, fazendo um resumo sobre o que será decidido no evento.

Dessa forma, as pessoas terão tempo para refletir e chegar na assembleia com um posicionamento prévio a respeito do assunto.

Uma dica extra é utilizar o quadro de avisos da portaria para pregar uma nota reforçando a todos os condôminos sobre a data da assembleia.

Isso garantirá que até os moradores que não utilizam a internet fiquem cientes.

2. Seja objetivo na elaboração da pauta

Esse é um ponto importante a ser considerado na hora de organizar uma assembleia de condomínio: a objetividade da pauta.

Nela, todos os assuntos que serão discutidos na reunião devem estar dispostos de maneira simples, com fácil compreensão.

Lembre-se de que seu intuito é otimizar a assembleia, descomplicando o máximo que for possível e evitando que ela se estenda além do necessário e, é claro, do tempo que foi previamente estabelecido.

Para não correr o risco de deixar alguma questão passar despercebida e não ser discutida, a pauta precisa ser elaborada com alguns dias de antecedência.

Dado o contexto, é importante mencionar, também, que se deve evitar discutir mais do que quatro itens na mesma assembleia de condomínio. Assim como o ideal é que a reunião não ultrapasse 30 minutos por item.

Uma assembleia com duração superior a duas horas, além de ser exaustiva para todos, fará com que os participantes fiquem dispersos.

Confira algumas sugestões de tempo de duração para cada tipo de assunto abordado.

• previsão orçamentária — de 10 a 15 minutos;
• prestação de contas — de 20 a 30 minutos;
• eleição — 5 minutos. Caso existam mais candidatos, cerca de 3 minutos para cada;
• aprovação de obras e manutenção preventiva — 15 a 20 minutos.

Deixe os assuntos mais polêmicos para serem tratados no final. Desse modo, os outros aspectos serão decididos com mais tranquilidade e a reunião fluirá muito melhor.

3. Defina um protocolo para a assembleia de condomínio

Falta de organização é um fator que pode resultar na diminuição da presença ou até mesmo na ausência dos moradores nas assembleias.

Afinal, uma reunião sem foco, bagunçada e em que todos falam ao mesmo tempo não é agradável.

Por esse motivo, é preciso que o presidente da mesa estabeleça regras que facilitem a discussão dos aspectos abordados e garanta que cada integrante tenha voz ativa e participação nas decisões tomadas.

Algumas práticas simples podem definir um protocolo eficiente, que tornará a reunião certeira, como:

• manter os celulares desligados ou no modo silencioso durante todo o período de duração;
• não interromper o outro;
• levantar a mão para solicitar a palavra;
• estabelecer um limite de fala para cada participante;
• exigir o respeito entre os condôminos;
• não discutir questões pessoais.

4. Prepare um ambiente agradável

Engajar os moradores, de modo que todos considerem a importância de comparecer e participar ativamente da reunião, é um dos maiores desafios do síndico.

De fato, a maioria das pessoas tem uma rotina agitada e, em geral, interromper a rotina pode gerar inconvenientes.

No entanto, é fundamental que os condôminos entendam que a participação de cada membro do grupo é importante para que o bem de todos seja garantido.

Dito isso, considere a ideia de preparar um ambiente agradável e oferecer atrativos para os moradores.

O primeiro passo é proporcionar um local confortável. Como sabemos, nem sempre o condomínio conta com um espaço que atenda a toda a comunidade.

Portanto, se for necessário e possível, realize as reuniões em ambientes externos, de fácil acesso e sem que onere as despesas já existentes no prédio.

5. Conduza a assembleia de maneira ética, impessoal e objetiva

No papel de condutor da assembleia de condomínio, a sua função é prezar pelo bom andamento do evento. Por isso, é crucial que a reunião seja pautada com ética, impessoalidade e objetividade.

O recomendável é que o presidente de mesa seja alguém neutro, com bom-senso, que saiba se comunicar e que seja respeitado por todos os moradores. A palavra-chave, aqui, é imparcialidade.

Além disso, é fundamental que o presidente saiba se colocar nos momentos certos, evitando que os condôminos que necessitam de mais atenção fujam do contexto que está sendo debatido.

Quais são os tipos de assembleia em condomínio

As assembleias podem ser definidas em:

Assembleia Geral de Instalação 

Essa é a assembleia inicial de um condomínio, onde é constituído legalmente. Nesse momento, ocorre a eleição de síndico, subsíndico e conselheiros, a aprovação orçamentária inicial, a autorização para inscrição do CNPJ junto a Receita Federal e a contratação do seguro obrigatório.

Assembleia Geral Ordinária 

Ocorre anualmente e debate a prestação de contas dos gastos do condomínio, previsão orçamentária da próxima gestão, eleição de síndico, subsíndico e conselheiros, além de assuntos gerais relacionadas à administração do conjunto.

Assembleia Geral Extraordinária 

Pode ocorrer a qualquer momento, dependendo da demanda exigida. Na ocasião, são discutidos assuntos de caráter extraordinário, como aprovações emergenciais ou mesmo despesas que não estavam contempladas na previsão orçamentária.

Conclusão

Como você pôde conferir neste artigo, organizar uma assembleia de condomínio não é uma tarefa tão complexa como pode parecer.

Apesar de exigir responsabilidade e profissionalismo, tudo pode correr bem se houver organização em todas as etapas do processo.

Além disso, é preciso sempre considerar as particularidades e as limitações de cada condômino e jamais marcar uma reunião sem avisar a todos com, ao menos, 15 dias de antecedência.

Agora que você já sabe como organizar uma assembleia de condomínio, não deixe de conferir, também, as melhores práticas para fazer a gestão de condomínios!