Como fazer uma boa gestão de condomínio?

Assim como um gestor de uma empresa, o síndico de um prédio comercial ou residencial precisa contar com um vasto conhecimento de administração, finanças, contabilidade.

Além de ser uma pessoa comunicativa, bem sociável e aberta a sugestões ou críticas.

Isso porque a gestão de condomínio requer inúmeras habilidades que nem sempre fazem parte da rotina de muitos condôminos.

Fora o serviço de manutenção, existem ainda as contas a pagar e receber, as demandas jurídicas, ou seja, o cargo exige conhecimento técnico.

Com o intuito de demonstrarmos as principais atribuições de um síndico na tarefa, com o objetivo de reduzir os custos, fazendo mais com menos, elaboramos este post para você ficar sintonizado com o tema. Vamos a elas!

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Como fazer uma manutenção adequada do patrimônio do condomínio?

Quando se fala em condomínios, a primeira palavra que vem à mente de muita gente é manutenção.

Afinal, existem jardins, quadras poliesportivas, piscinas, sauna, área de lazer, espaço para as crianças, estacionamento, banheiros, elevadores, enfim, a demanda é extremamente extensa.

Portanto, a gestão necessita de uma pessoa capacitada que saiba contratar e fiscalizar os melhores prestadores de serviços em diversas áreas, como na manutenção dos elevadores.

Afinal, os moradores estão sempre avaliando a qualidade de tudo o que existe dentro do prédio.

Para isso, os síndicos devem sempre acompanhar de perto os serviços e processos que estão acontecendo no prédio, como na revisão de contratos, por exemplo.

Isso porque as renovações automáticas podem ser desvantajosas.

◊   Contrato de Manutenção de Elevadores: Os Principais Pontos a se Observar 

Nesse aspecto, o zelador é um aliado muito forte, pois poderá compartilhar as visões de conservação e exigências do condomínio, sempre com foco na melhoria da qualidade.

Por que priorizar a manutenção dos elevadores?

Um dos pontos que causa maior impacto na imagem do gestor é a de manutenção dos elevadores.

Problemas com o funcionamento do equipamento tendem a afetar rapidamente a boa convivência e, inclusive, outras decisões a serem tomadas.

Por isso, é importante estar atento às condições do equipamento e saber como avaliar se a manutenção do elevador está sendo feita corretamente.

Como obter uma boa segurança?

Sendo uma das principais preocupações dos moradores, a segurança deve sempre ser priorizada na gestão de condomínio.

Por isso, o síndico tem a responsabilidade de garantir um serviço de qualidade na área, contratando não só empresas especializadas, mas, também, fazendo a inserção de mecanismos de proteção, como câmeras e sensores.

Veja mais nesse post:

◊   6 Lugares Estratégicos Para Instalar Câmera no Condomínio

Caso opte pela contratação de seguranças próprios, observe sempre se os profissionais realizaram cursos na área, se eles têm experiência e, principalmente, idoneidade para o exercício da função.

É importante estabelecer no contrato todos os direitos e deveres de ambas as partes, ou seja, a contratação de uma assessoria jurídica e contábil é fundamental para auxiliar em todos os setores, do administrativo ao operacional.

Vale a pena também criar um manual de boas maneiras para os seguranças, com orientações gerais para evitar possíveis contratempos com os moradores, assim como regras para ambas as partes.

Dessa forma, o relacionamento ficará bem mais tranquilo, com tudo funcionando adequadamente dentro do condomínio.

Como melhorar a comunicação dentro do condomínio?

Outra dica imprescindível é caprichar nos meios de comunicação, ponto essencial na melhoria da gestão do condomínio.

Para isso, pode ser contratado um sistema interno ou criado um grupo no WhatsApp, com o objetivo de discutir assuntos internos, tanto de melhorias quanto de críticas.

Também pode ser inserido um mural de recados em um local de fácil acesso, além do envio periódico de notícias sobre o condomínio.

Para que você possa ter uma comunicação mais eficiente com os condôminos, preparei um post onde explico tudo sobre o assunto, veja em:

◊   7 dicas de ouro sobre como melhorar a comunicação do condomínio

É importante aproveitar os momentos das assembleias para encontrar a solução ideal alicerçada no perfil do seu condomínio, respeitando as opiniões e necessidades dos condôminos.

Transparência em condomínio

Para que a gestão de um condomínio seja excelente, a transparência é essencial. O síndico cumpre a função de administrar os recursos do condomínio, que são pagos pelos moradores. Nada mais correto que a contabilidade seja transparente.

Saber quanto foi gasto com obras, manutenções, funcionários, quanto foi arrecadado e qual o saldo do condomínio é um direito dos moradores. Além do que, com uma gestão transparente o síndico conquista a confiança dos moradores, fundamental para que consiga implementar melhorias que vê como necessária ao condomínio.

Preparei um post onde explico como realizar uma gestão transparente, vale a pena conferir em:

◊   Como fazer uma gestão transparente de condomínio?

Quais as responsabilidades adicionais na gestão de condomínio?

Quem pensa que o síndico deve apenas se responsabilizar pelos serviços administrativos está muito enganado.

O cargo exige que se transmita aos moradores noções de boa convivência. Sinalizações em diversas áreas devem ser introduzidas, como em locais permitidos ou não fumar, por exemplo.

O síndico deve manter sempre um bom relacionamento, inclusive com os condôminos mais exigentes, buscando o bom senso.

Por isso, a paciência é essencial para quem for encarar a atividade.

Afinal, muitas reuniões e assembleias acontecerão nas tomadas de decisões, como na aprovação do orçamento ou na prestação de contas, sem falar em votações necessárias.

Esses são momentos em que muita gente fica com os nervos à flor da pele. Portanto, é nessa hora que o síndico precisa manter a serenidade para não perder o controle.

Além disso, existem os inadimplentes, as reclamações sobre som alto, presença de pets, enfim, sempre haverá algo para ser resolvido com várias pessoas.

Por isso, a boa convivência é necessária para que tudo saia dentro do planejado, mantendo o clima harmonioso dentro do condomínio.

Como manter tudo organizado?

Diante de inúmeras demandas, nada melhor do que uma organização impecável para não se perder nas atividades. Mas como realizá-la?

A primeira dica é sempre fazer um planejamento de tudo que for necessário, uma pesquisa de preços, busca pelos melhores prestadores de serviços.

Além de fazer uma planilha com todas as obrigações, principalmente para não deixar prazos serem esquecidos.

Preparar a folha de pagamento dos funcionários temabém é fundamental:

◊   Como Fazer a Folha de Pagamento do Condomínio? Aprenda Já!

É preciso organizar o dia e tudo o que deve ser feito no expediente. Conte com o auxílio da tecnologia, como plataformas de gestão do tempo e agendamento dos compromissos.

O arquivamento de documentos em cloud computing (computação em nuvem) é uma excelente maneira de aumentar a produtividade.

Caso você tenha sido eleito recentemente, priorize as demandas pendentes da antiga gestão e coloque tudo em dia, apresentando os números aos moradores.

Outro ponto fundamental é na formação de uma equipe competente para descentralizar muitos afazeres, evitando o sobrecarregamento.

A figura do subsíndico é bem interessante para ajudar na divisão de tarefas.

Veja mais em:

◊   Subsíndico: Quais São Suas Principais Atribuições 

Afinal, existem muitas demandas burocráticas, jurídicas e administrativas. Escolha um zelador que conheça profundamente a realidade do condomínio e que tenha amor pelo local, sendo um verdadeiro parceiro na gestão.

Por que fazer uma boa gestão de condomínio?

Ao fazer uma boa gestão de condomínio, a sua administração será bem avaliada não só pela competência como também pelo bom uso dos recursos.

Além disso, haverá mais economia, maior produtividade e eficiência nas tomadas de decisões, fazendo com que o condomínio ganhe mais visibilidade e investimentos sintonizados com os desejos dos moradores.

Com isso, a gestão de condomínio poderá ser espelho para outros síndicos, mantendo a qualidade, transparência e responsabilidade que o cargo exige.

E você, gostou do nosso conteúdo? Então, aproveite e veja agora mesmo como você pode reduzir custos do condomínio sem abrir mão da qualidade de vida dos condôminos.

◊   Redução de Custos do Condomínio: 6 Dicas Infalíveis Para Atingir Esse Objetivo!